Conduire un changement par la mise en place d’une nouvelle solution pour améliorer l’organisation s’avère souvent compliqué. La réticence face à un changement organisationnel s’explique dans la plupart des cas par la peur ou la confusion : crainte que le logiciel soit difficile à maitriser,bouleversement dans les habitudes de travail. Comment procéder pour aider les collaborateurs à adopter un nouvel outil de travail ? Nos conseils dans les lignes qui suivent.
Inclure l’équipe dans le changement en amont
Que vous projetiez ou que vous ayez décidé d’adopter un nouvel outil au sein de votre entreprise, une bonne préparation est indispensable pour convaincre vos collaborateurs. Dans ce cadre, il est primordial d’informer vos équipes le plus tôt possible quant à la nouvelle solution, et à ce qu’elle pourrait améliorer dans leur quotidien. Apportez des réponses claires à leur questionnement : quelle est la raison de ce changement ? Quels en sont les avantages et les bénéfices ? Impliquer votre team dès le début est le meilleur moyen de susciter l’intérêt, et contribue à favoriser l’adoption de l’outil. D’autre part, encouragez les membres de votre équipe à donner leur avis et à faire des suggestions.
Privilégier outil simple et facile d’utilisation
La personne chargée de choisir la nouvelle solution à adopter dispose souvent de connaissances plus ou moins avancées sur la manière générale d’utiliser le nouveau logiciel, ainsi que ses différentes fonctionnalités. Ce n’est pas forcément le cas pour tout le monde. Et pour s’assurer que la solution mise en place produise l’effet escompté, proposer un accompagnement à travers des documentations ou des vidéos est primordial. En d’autres termes, vos équipes doivent disposer des ressources nécessaires qui leur permettront de « maitriser » progressivement le nouvel outil de travail.
Former l’équipe à la bonne utilisation du logiciel
Faire adopter un nouvel outil aux membres de l’équipe ne se résume pas à sélectionner le logiciel adéquat et à l’installer. Son efficacité nécessite que les collaborateurs soient investis et que l’outil en question soit bien utilisé et bien adopté. Afin que les membres de l’équipe puissent utiliser cette nouvelle solution comme il se doit, proposer des formations se révèle indispensable. Le but étant de former chacun de vos collaborateurs à s’en servir de façon optimale. Bien évidemment, on débute par une formation permettant de comprendre les fonctionnalités de base. Des sessions de formation individuelles sont souvent nécessaires pour que chaque pole puisse exploiter pleinement le nouvel outil.
Donner l’exemple pour générer un effet d’entrainement
Un tel projet de changement demande nécessairement des efforts pour encourager l’adhésion et l’adoption de votre nouvelle solution. Et si vous voulez que votre outil soit utilisé de manière volontaire et optimale par tout le monde, c’est à vous de montrer la voie. Pour donner l’exemple et favoriser l’adoption du nouveau logiciel, vous vous devez de l’utiliser activement. Pensez à donner des indications sur le genre de tâche à laquelle l’outil devra désormais être utilisé. Enfin, indiquer une date d’échéance pour la suppression des anciennes applications pour une transition en douceur.