Adopté en avril 2016, le RGPD ou Règlement Général pour la Protection des Données est entré en vigueur le 25 mai 2018 au sein de l’Union Européenne. Il vise à uniformiser le droit de la donnée personnelle dans tout ce secteur et à renforcer les droits des personnes. Cette nouvelle législation vient réguler un état de fait selon lequel les données des personnes étaient utilisées partout et par tous auparavant.
Depuis cette date butoir, toutes les sociétés ont dû constituer un registre des traitements afin de se conformer au RGPD. En cas d’inobservation de celui-ci, des sanctions peuvent être appliquées sous forme d’amendes principalement.
Des changements radicaux ont été apportés dans de nombreux domaines de l’économie européenne. Cela n’a pas manqué de toucher la sphère des ressources humaines et le volet du recrutement en particulier. Et des mesures d’accompagnement ont permis de gérer au mieux cette mise en conformité avec le RGPD, notamment en termes de gestion des recrutements des candidats.
Gérer le processus de recrutement en conformité avec le RGPD
Concrètement, le RPGD a limité à 06 mois la conservation des données personnelles recueillies si le consentement de la personne n’est pas renouvelé.
Pour les employeurs, cela signifie que le CV d’un postulant ne pourra plus être archivé de manière indéterminée. Au-delà de cette période, ils devront alors demander l’accord exprès du candidat pour sauvegarder plus longtemps leur pépinière de CV.
Pour les sociétés qui utilisent un ATS (Applicant Tracking System) pour gérer le processus de recrutement, la tâche a été plus facile. Il leur a suffi de programmer cette application afin de respecter ce délai. Du coup, l’ATS se charge de requérir automatiquement l’accord des prétendants aux emplois au terme des 06 mois.
Par contre, d’autres procédures ont été mises en place pour les entreprises qui ne disposent pas de l’ATS.
Les autres solutions possibles en interne
Pour respecter le RPGD, il fut utile d’élaborer un espace de stockage unique des données personnelles des candidats. Cette méthode évite désormais de communiquer à l’infini leurs CV soit de mail en mail et d’un ordinateur à l’autre. Auquel cas, vous ne pourrez exercer quasiment aucun contrôle au niveau du temps d’archivage de ces données. Le risque encouru est d’en conserver involontairement sans l’accord préalable des personnes concernées.
Ce qui procure, en même temps, une plate-forme centrale consultable par tous les collaborateurs concernés dans tout le processus de recrutement. De plus, celle-ci permet de faire des mises à jour régulières sur la disponibilité et l’évolution des carrières de ces candidats de cette manière.
En cas de collaboration avec des recruteurs externes
Veillez à vous mettre d’accord avec votre prestataire pour que ce dernier respecte, lui aussi le RGPD., sachant que vous êtes tenu pour responsable en utilisant les données transmises. Souvenez-vous, par ailleurs, de ne jamais garder des données personnelles dans votre boîte mail. Ayez le réflexe de tout transférer systématiquement dans un espace de stockage dédié à cet effet.