Une entreprise a pour obligation de tenir une comptabilité à jour et conforme aux règles en vigueur. Pour ce faire, deux options s’offrent à elle : gérer la comptabilité en interne ou l’assigner à un spécialiste en externe. L’externalisation comptable séduit de plus en plus les entreprises en quête d’efficacité. Pour cause, cette solution confère des atouts de taille. D’une part, la comptabilité externalisée permet de se libérer du temps pour se concentrer à l’essentiel de son métier. D’autre part, il s’agit aussi d’une alternative moins coûteuse par rapport à l’embauche d’un comptable en interne. Cependant, le recours à un comptable externe ne comporte pas uniquement des avantages. C’est pourquoi il est nécessaire de comprendre quand et comment externaliser sa comptabilité.
Externalisation comptable : définition
Externaliser sa comptabilité consiste à confier partiellement ou en totalité la gestion comptable à un expert externe. Le prestataire peut s’occuper de :
- La saisie des écritures comptables
- Le suivi de la trésorerie
- La comptabilité analytique
- La gestion de la paie
- La gestion des factures et des notes de frais
- Les déclarations fiscales et sociales
- La préparation des comptes annuels
- Et bien d’autres encore.
Quand envisager l’externalisation comptable ?
Diverses situations peuvent pousser une entreprise à externaliser sa comptabilité. Voici quelques-unes de ces raisons.
La nécessité de se focaliser sur le développement de l’entreprise
Le besoin de confier la comptabilité à un professionnel tiers peut être ressenti lorsque l’activité change d’échelle. À ce stade, les dirigeants doivent concentrer leurs efforts sur le développement de l’entreprise. En général, ils n’ont ni le temps de s’occuper eux-mêmes de la gestion comptable ni les compétences en interne dédiées à la comptabilisation. En faisant appel à une agence comptabilité, ils disposent plus de temps et de moyens à investir dans des missions à plus forte valeur ajoutée. Il en va de même pour leurs collaborateurs qui ont la possibilité de se focaliser sur l’essentiel de leur travail.
Pallier une surcharge de travail comptable
Les dirigeants recourent souvent à une externalisation comptable lorsque les travaux comptables deviennent trop envahissants et que l’entreprise manque de moyens humains et matériels pour les accomplir. Dans ce cas, le comptable externe se présente comme un renfort de taille pour faire face à un pic d’activité. Avec l’aide de ce professionnel, l’entreprise gagne en agilité pour être en mesure de respecter les échéances comptables et fiscales.
Le besoin de combler un manque de compétence en interne
Les salariés d’une entreprise ne disposent pas toujours des compétences nécessaires pour gérer de manière efficace la comptabilité. Et pourtant, ce défaut de connaissances augmente le risque de commettre des erreurs et des oublis qui peuvent coûter cher.
Faire appel à un comptable en externe permet d’éviter un tel désagrément. En passant par une agence comptabilité, l’entreprise profite de l’expertise de cette dernière. Cette solution lui donne l’assurance de tenir ses comptes en bonne et due forme. De plus, elle peut bénéficier de conseils juridiques et fiscaux pour optimiser sa gestion financière.
L’envie de réduire les coûts
En optant pour une comptabilité externalisée, l’entreprise réalise des économies. En effet, le recrutement d’un comptable en interne est plus coûteux étant donné que l’employeur doit supporter des frais liés aux cotisations sociales et à la formation du personnel. En faisant appel à un spécialiste de la comptabilité en externe, l’entreprise se libère de ces coûts.
Conseils pour réussir une externalisation comptable
Il est important de réaliser une externalisation comptable de la meilleure façon possible. Une bonne organisation s’impose alors pour mener à bien cette démarche.
Définir ses besoins
La première chose à faire est de définir les besoins de l’entreprise en matière de comptabilité. Il s’agit de déterminer :
- Le volume de pièces à éditer périodiquement
- Le nombre de comptes
- Les tableaux de bord à produire
- La fréquence des déclarations obligatoires
Bien choisir son agence comptabilité
La comptabilité est l’un des pôles clés d’une entreprise. C’est la raison pour laquelle il est essentiel de s’adresser au bon prestataire. Dans cette optique, quelques critères sont à considérer dans le choix d’une agence comptabilité :
- L’expérience dans le domaine de la comptabilité : l’idéal est de confier sa comptabilité à un prestataire disposant de plusieurs années d’expérience.
- Les services proposés
- La notoriété : il est conseillé de prendre en compte les avis d’anciens clients sur la qualité de service
- La technologie utilisée
- La localisation
- Les tarifs
De ce fait, l’entreprise doit se renseigner auprès de plusieurs prestataires et comparer les diverses propositions. Sur ce point, elle a le choix de s’adresser à un cabinet d’expertise comptable. Cette option lui permet de bénéficier de services de qualité tout en réalisant des économies d’échelle. Elle peut aussi laisser sa comptabilité entre les mains d’un comptable indépendant. Cette solution convient particulièrement aux petites et moyennes entreprises avec des besoins ponctuels. Enfin, l’entreprise peut recourir à des services comptables digitalisés. La communication avec le prestataire tout comme les enregistrements comptables se fait en ligne via une plateforme. L’entreprise peut y suivre ses activités financières en temps réel.
Signer une lettre de mission
Les dirigeants d’entreprise peuvent décider de déléguer toute la comptabilité ou seulement une partie au prestataire externe. Dans ce cas, il faut mentionner les tâches attribuées au cabinet comptable dans une lettre de mission. Ce contrat d’externalisation comptable formalise l’accord entre le donneur d’ordre et le prestataire. En plus de détailler les travaux délégués à l’agence comptabilité, il apporte des précisions sur les honoraires de la prestation, la durée, les conditions d’exécution de la mission, etc.
Mettre en place un moyen de suivi
Le chef d’entreprise doit envisager à déployer un système pratique pour pouvoir accéder à tout moment aux données comptables. Il peut s’agir de l’utilisation d’un logiciel de comptabilité qui peut être partagé entre l’entreprise et son prestataire en externalisation comptable. Depuis cet outil, le dirigeant peut suivre les transactions en temps réel et s’assurer que les missions sont correctement exécutées. Il est aussi recommandé de convenir d’un rendez-vous régulier avec son prestataire comptable externe pour faire le point sur sa situation financière.