La gestion électronique des documents au service du traitement des informations au sein d’une entreprise

GED

L’information est la pierre angulaire du fonctionnement d’une entreprise. La gestion numérique des documents est un indispensable pour toute entité désirant adopter un système d’information efficace et performante.

En quoi consiste la gestion électronique des documents ?

Auparavant, les informations ont eu pour support exclusif le papier. Ce temps est actuellement révolu et la dématérialisation des documents est accompagnée par une nécessité de mettre en place un système de gestion plus moderne.

1. Définition

La gestion électronique des documents ou GED fait appel à des logiciels et des pratiques inhérentes à l’administration et au partage des dossiers au sein d’une entité.

Cet ensemble permet de couvrir les processus relatifs au cycle de vie de chaque document. Il concerne donc l’acquisition, la classification, le stockage, la diffusion et si besoin, la suppression des dossiers papier et/ou en version numérique.

Également appelée Gestion électronique de l’information ou des documents existants, la GED a pour but d’instaurer un échange et une capitalisation optimale des informations dans l’entreprise.

2. Les étapes de la gestion électronique des documents

La gestion électronique des documents va au-delà d’une simple installation de logiciel spécialisé. Il s’agit également de mettre en œuvre une méthodologie de travail bien rodée qui se décline en plusieurs étapes majeures.

Tout d’abord, il y a l’acquisition des fichiers. Elle s’effectue soit en transformant des documents papier en version numérique soit en créant des documents électroniques.

Ensuite, ces documents font l’objet d’une indexation dans l’objectif de permettre une exploitation ultérieure. Le traitement des dossiers se fait par type, par concept ou par mots-clés.

Une fois que les dossiers auront été traités, il faudra les stocker. Cette étape mérite une attention particulière, car si elle n’est pas faite en bonne et due forme, elle risque de nuire à l’ensemble du processus. Ainsi, le stockage doit avant tout permettre à ce que les fichiers soient facilement accessibles grâce à une organisation optimale de l’espace de stockage. Une facilité d’accès ne sous-entend pas une absence de sécurisation. En effet, une gestion électronique des documents n’est réellement efficace que lorsqu’elle instaure un contrôle et une limitation des accès aux fichiers en vue de les protéger.

Vient ensuite la diffusion des données. Cette étape est l’essence même de la GED puisqu’elle s’inscrit dans un objectif de collaboration et d’échange d’informations. Les fichiers sont partagés via Internet ou intranet selon les besoins et l’objectif poursuivis. Quel que soit le moyen de diffusion utilisé, il doit assurer la protection du partage contre les manipulations malveillantes.

Les avantages de la gestion électronique des documents

Les entreprises se tournent vers la gestion électronique des documents, parce qu’elles ont conscience des avantages qu’apporte la méthode.

1. Les avantages organisationnels

La GED permet avant tout d’organiser les informations dans l’entreprise à travers une dématérialisation des documents. Désormais, il est plus facile de retracer les documents physiques et numériques grâce à une interface centralisée. En effet, l’indexation et le système de stockage permettent un suivi en temps réel de l’état de traitement d’un document ainsi que de son emplacement.

Les documents électroniques peuvent également circuler rapidement contrairement aux documents papier. Il s’agit là d’un atout majeur surtout lorsqu’il s’agit de partager des informations avec des collaborateurs externes.

Par ailleurs, l’entreprise gagne en productivité en instaurant une organisation électronique de ses documents. En effet, cette technique réduit considérablement le temps passé à rechercher un dossier et supprime les erreurs d’indexation et d’archivage.

2. Les avantages économiques

La mise en place d’un GED a un coût relativement élevé en raison de l’achat et de l’installation de certaines infrastructures techniques. En plus, elle nécessite la prise de mesures d’accompagnement à l’instar des formations relatives à l’exploitation de la gestion électronique des documents. Néanmoins, lorsque la GED est correctement instaurée, elle offre un retour sur investissement certain à long terme en améliorant la rentabilité de l’entreprise.

De plus, elle permet de faire des économies en réduisant les dépenses liées aux traitements, à la production, au stockage et à l’archivage des dossiers. Grâce à une facilitation des recherches des fichiers, la GED réduit considérablement les tarifs d’accès aux informations. En effet, en règle générale, la recherche des informations est plus onéreuse que l’archivage des documents, mais la gestion électronique des documents introduit une exception à ce principe.

De plus, la numérisation des documents permet de consommer moins de papier et d’encre pour l’impression. Ce dernier point revêt deux aspects puisque c’est à la fois un avantage et une obligation. La gestion électronique des documents s’inscrit effectivement dans le respect des engagements envers l’environnement en réduisant la consommation en papier.